(23 липня 2010)

На роботу витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні, або будь-яка робота виконується протягом виділеного на неї часу. Ці принципи і правила планування робочого дня психологічно виправдане і зарекомендувало себе в різних життєвих ситуаціях. Фахівцям з управління відома така закономірність: на роботу витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні, тобто будь-яка робота виконується протягом виділеного на неї часу.
Принципи і правила планування робочого дня, які ми пропонуємо Вашій увазі, не носять обов'язкового характеру. Більшість може здатись Вам несерйозними. Проте вони психологічно виправдані і зарекомендували себе в різних життєвих ситуаціях. Необов'язково використовувати всі принципи. Спробуйте застосувати кожен з них, знайдіть свій стиль — він для Вас буде найкращим.

Отже, організація робочого часу повинна відповідати основному принципу: «Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки». Правила планування робочого дня можна розділити на три групи:
• правила початку дня;
• правила середини дня;
• правила закінчення дня.

Правила початку дня

1. Починати день з позитивним настроєм. Прагніть для кожного дня знаходити який-небудь позитивний початок, оскільки той настрій, з яким Ви візьметесь до вирішення майбутніх завдань має важливе значення для досягнення успіху. Кожен ранок ставте собі три питання:
Як цей день може наблизити мене до досягнення цілей?
Що я повинен зробити, щоб отримати від нього якомога більше радості?
Що я можу сьогодні зробити для збереження свого способу життя (для підтримки свого здоров'я)?

Створення позитивного настрою не займає зазвичай більше двох хвилин. Дайте собі ці дві хвилини перед початком «стандартної вранішньої програми».

2. Добре поснідати і без поспіху — на роботу. Не виспавшись, без сніданку, якомога швидше на роботу — такий старт може просто зіпсувати день! Не кажіть, що у Вас немає часу для неспішного сніданку, адже це — питання встановлення пріоритетів (для того, щоб виспатися і встигнути поснідати, потрібно просто раніше лягати).

3. Починати роботу в один і той же час. Це елемент самодисципліни, який сприяє мобілізації сил.

4. Перевіряти плани дня. Скористайтеся методом АБВ-аналізу або принципом Ейзенхауера. Встановлено, що десятихвилинна підготовка до робочого дня дозволяє економити до двох годин робочого часу. Отже виграйте ці дві години! Крім того, складаючи план робочого дня, враховуйте наступне правило: планувати потрібно не більше 60% вашого часу, а 40% — це резервний фонд для несподіваних і невідкладних справ.

5. Приступати до справи відразу. Слід категорично відмовитися від такого «вранішнього ритуалу», як багаторазові вітання, просторові обговорення останніх новин і т. д. Соціальні контакти, звичайно, потрібні, та й Ви — не робот. Проте їх можна перенести на менш напружений час, наприклад, обідній.

6. Спочатку — ключові завдання. Починати робочий день слід із завдань групи А, решта всіх справ може почекати. Не варто спочатку проглядати кореспонденцію — у вхідній діловій пошті мова рідко йде про справи, які мають вищий пріоритет і мають бути виконані негайно.

7. Погоджувати план дня із секретарем. Секретар, якщо він у вас є, Вашнайважливіший партнер, коли мова йде про створення оптимальних умов для діяльності. Йому Ви повинні присвятити час у першу чергу, навіть якщо це — пара хвилин. Секретар має бути в курсі Ваших справ. Погоджуйте з ним всі терміни, пріоритети і плани дня. Хороший секретар подвоює ефективність роботи свого шефа, а поганий — зменшує її наполовину.

Правила планування середини дня

1. Підготуйте до роботи письмовий стіл. Приберіть зі столу всі непотрібні для вирішення задач групи А папери. На робочому столі повинно знаходитись одночасно не більше шести документів. Це психологічно виправдано: по-перше, зайві папери поглинають час, а по-друге, порядок на столі стимулює порядок в думках.

2. Встановлюйте терміни. Інколи завдання доручаються і Вам, адже ви теж чийсь підлеглий. Так от, терміни, встановлені для вирішення завдання, дуже часто приймаються беззастережно, навіть якщо вони погано укладаються у ваші плани. А треба прагнути пристосовувати їх до своїх інтересів і «виторговувати час». Коротше кажучи, просити вдвічі більше часу, чим необхідно для вирішення даного завдання, це часто виходить легше, ніж ви думаєте. Що ж до доручення справ підлеглим, то раджу Вам давати їм приблизно на третину менше часу, ніж, на вашу думку, необхідно для вирішення завдання. Якщо цього вистачить, ви заощадите час, якщо ні, Ви все одно не програєте.

3. Уникайте дій, що викликають зворотну реакцію. Багато керівників схиляються до того, щобзайматися все новими і новими справами, проблемами і ідеями, і тим самим викликають відповідну реакцію на свої дії, а вона може зробити вплив на часовий розпорядок. Наприклад, дуже часто, прийнявши участь один раз (з простої цікавості в якій-небудь нараді, керівник отримує додаткові, не передбачені його планом обов'язку. Йому можуть щось доручити, включити до складу робочої групи і так далі. Тому краще всього всі дії (листи, телефонні розмови, узгодження термінів і т. д.) перевіряти ще раз з точки зору їх необхідності і небезпеки відповідної реакції.

4. Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми. На кожному підприємстві, в кожному підрозділі виникають різного роду невідкладні обставини або непередбачені ситуації. Слід пам'ятати, що відвернення уваги на так звані термінові обставини призводить на якийсь час до того, що Ви забуваєте про заплановані важливі справи. Чи варто робитице — вирішуйте у кожному конкретному випадку залежно від обставин.

5. Уникайте незапланованих імпульсних дій. Як правило, імпульсне відхилення від складеного плану знижує продуктивність. Отже, якщо під час роботи Ви захотіли зробити щось (наприклад, подзвонити по телефону), подумайте, чи варто це робити.

6. Своєчасно робіть паузи. Короткі перерви в роботі, безумовно, необхідні, їх періодичність і тривалість індивідуальні. Головне — робіть їх регулярно.

7. Невеликі однорідні задачі групуйте і виконуйте серіями. Розправляйтесь з рутинною роботою і дрібницями, об'єднуючи однорідні завдання в робочіблоки. Шість блоків по 10 хвилин на телефонні дзвінки, короткі наради займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок в 60 хвилин. Чому? Тому що Ви шість разів проводите відповідну підготовку до однорідної діяльності. Отже групуйте однорідні справи в блоки, але не робіть їх дуже довгими (краще 30—60 хвилин).

8. Раціонально завершуйте почате. Уникайте перепадів в роботі і завжди прагніть доводити почату справудо кінця. Відвернення від основної роботи поглинає час, оскільки при поверненні до неї Вам доводиться знов повторювати вже зроблене одного дня.

9. Використовуйте тимчасові перерви. Не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу (наприклад, очікуваннячекання в приймальні боса, даремна нарада, на якій доводиться бути присутнім). Коли вони з'являються, ставте собі питання: «Як я можу використовувати ці хвилини з максимальною користю?»

10. Викроюйте спокійну годину (час для себе). Добре зарекомендувало себе щоденне резервування однієї спокійної, або закритої, години, протягом якої Вам ніхто не зможе заважати. Це час не порушуваної сконцентрованості. Занесіть його в план, воно істотно підвищить продуктивність вашої праці. Відмежуйте себе на цей час від зовнішнього світу або за допомогою секретаря, або просто закрийте двері, заздалегідь попередивши, що вас немає на місці. Використовуйте закриту годину для важливих, але нетермінових справ, що носять довготривалий характер, або для тих завдань, які втрачаються в метушні дня.11. Контролюйте терміни і плани. Під час нарад і при інших видах діяльності, відповідно до принципу Парето, частенько 80% рішень ухвалюються за 20% часу. Відстежуйте свій час і не жалкуйте витрачати його на повторну перевірку планів з точки зору зміни пріоритетів.

Правила завершення робочого дня

1. Завершити незроблене. Всі початі невеликі справи (поглядання кореспонденції, диктування листів і записок) прагніть завершити протягом одного дня. Відстрочка в їх виконанні може привести до додаткових затрат праці, коли Вам доведеться усувати «завали».

2. Контроль за результатами і самоконтроль. Без контролю і самоконтролю неможлива організація праці. Про контроль ми детальніше поговоримо в одній з наступних статей. А поки обмежимося тим, що скажу: порівняння наміченого з виконаним і аналіз відхилень від планів — неодмінна умова нормальної роботи.

3. План наступного дня. Краще всього план наступного дня складати напередодні увечері. Само собою, що це не скасовує його обов'язкової повторної перевірки вранці.

Перед використання наших порад проконсультуйтеся з Вашим лікарем